American Express et A.T. Kearney ont publié une étude complète sur la gestion des frais professionnels. La gestion des frais de déplacement est forte consommatrice de temps et de ressources. Selon cette étude, mettre en place des bonnes pratiques permet de réduire les coûts indirects de 47% à 87%. Parmi ces bonnes pratiques:

• Des règles mondiales, éventuellement adaptées à des contextes locaux.

• Des fournisseurs communs avec lesquels les prix ont été négociés.

• Des réservations faites en ligne directement par l'utilisateur.

• Pas de pré-approbation (sauf en cas de pays à risques, de surclassement...)

• Pas d'avance de trésorerie

• Possibilité de retirer de l'argent grâce à une carte.

• Toutes les dépenses sont faites avec des cartes d'entreprise

• Les notes de frais sont pré-remplies automatiquement grâce aux cartes d'entreprise

• Le système automatisé intègre des paramètres internes tels que niveau d'autorisation, approbation hiérarchique...

• Les justificatifs sont scannés et rapprochés des dépenses

• La comptabilisation des notes de frais se fait automatiquement

• Des audits sont effectués sur 20% des dépenses et 100% des dépenses des personnes connues pour poser problème.

• Le remboursement est automatiquement effectué.

Pour plus de détails sur ces bonnes pratiques et comment les mettre en place, téléchargez l'étude complète sur le site d'American Express dans la rubrique News and ideas.